Vol
Au moment de votre inscription, le Concierge MT vous trouvera les meilleurs vols disponibles selon les informations fournies. Un itinéraire aérien vous sera ensuite envoyé, confirmant vos renseignements (votre nom tel qu’il apparaît sur votre passeport, votre ville de départ, etc.). Des itinéraires de vol vers Austin à partir des grandes villes canadiennes, de New York et du Royaume-Uni ont été réservés à l’avance par McCarthy Tétrault. Il n’y aura donc pas de choix d’options de vol. Votre billet électronique vous sera envoyé par courriel environ deux semaines avant le départ.

Remarque : Tous les vols lors des dates de voyage de groupe feront l’objet d’un suivi. En cas de retard important ou d’annulation de vol, le Concierge MT vous avisera de toute alternative de réorganisation pour le voyage par le biais des coordonnées que vous aurez fournies lors de l’inscription.

Vol pour un(e) conjoint(e)
Il est déconseillé d’emmener un(e) conjoint(e). Pour les participants de McCarthy Tétrault qui choisissent d’emmener un(e) conjoint(e) avec eux, tous les vols (vers/de Austin) seront à leurs propres frais, à l’exception d’un compagnon de voyage parental (pour plus de renseignements, consultez la Politique relative au compagnon de voyage parental de McCarthy Tétrault ci-dessous ou sur ce lien : Protocole de remboursement des dépenses liées aux déplacements pour les avocates qui allaitent. Vous serez en mesure d’utiliser le Concierge MT pour réserver les vols pour votre conjoint(e) une fois votre inscription complétée.

Politique de compagnon de voyage parental de McCarthy Tétrault
Les femmes avocates qui voyagent par affaires alors qu’elles allaitent un nourrisson seront remboursées pour les frais de voyage qui suivent :

1. Tous les frais raisonnables seront remboursés, y compris :
   • Le prix du billet d'avion (en classe économique) pour le nourrisson et la personne aidante (c’est-à-dire un(e) gardien(ne), un(e) 
     conjoint(e) ou un autre membre de la famille)
   • Une chambre d’hôtel séparée pour la personne aidante (si ce n’est pas un(e) conjoint(e))
   • Une allocation alimentaire pouvant atteindre 100 $ par jour pour la personne aidante
   • Les demandeurs doivent demeurer raisonnables sur le plan financier lorsqu’ils déterminent les frais de voyage nécessaires.
2. Les demandeurs doivent soumettre une demande à l’avance, avant le voyage prévu, pour confirmer leur admissibilité au remboursement. Les demandes doivent être soumises au/à la chef(fe) du groupe de pratique dans le cas des associées et conseils, et au directeur/à la directrice régional(e) des ressources professionnelles dans le cas des sociétaires.
3. Ce protocole ne vise pas à couvrir les frais de garde d’enfants à domicile pour les avocats en déplacement. Il s’applique plutôt aux circonstances limitées où une avocate est incapable de voyager sans un nourrisson.

Remarque : La Réunion pour tous les avocats de 2022 à Austin est réservée aux membres du cabinet McCarthy Tétrault. Il n’est pas permis aux conjoint(e) d’y assister et ces derniers seront par eux-mêmes lors des repas, des activités et des événements prévus au programme.

Franchise de bagage
Votre billet électronique vous fournira les renseignements concernant la franchise de bagage, les restrictions pour les bagages enregistrés et les bagages de cabine. Puisqu’il y a régulièrement des changements aux règles de sécurité, veuillez consulter le site Web de la compagnie aérienne avant le départ pour tout changement de dernière minute.

Bagage de cabine
Les liquides (parfums, gels, pâtes, cosmétiques liquides, crèmes, vaporisateurs, crèmes à raser, etc.) doivent être dans des contenants d’une capacité maximale de 100 ml (3,4 onces). Ces contenants doivent ensuite être placés dans un sac de plastique transparent et refermable (disponible à l’aéroport au besoin) d’une capacité maximale de 1 litre. Seul un sac par passager est autorisé. Remarque importante : il est recommandé de mettre des vêtements et des chaussures de rechange ainsi que des articles de toilette essentiels dans votre bagage de cabine.

Identification des bagages/Étiquetage
Assurez-vous que les étiquettes portant votre nom, adresse, et numéro de téléphone soient bien attachées sur chacun de vos bagages afin d’assurer qu’ils se rendent à la bonne destination et aussi pour faciliter le travail de l’hôtel et de la compagnie aérienne. Nous suggérons également d’inscrire votre adresse dans un endroit à l’intérieur de vos bagages.

Prolongations
Les prolongations pour raisons professionnelles devront être approuvées par le même processus d'approbation que les voyages d'affaires réguliers et doivent être coordonnées avec votre chef de groupe de pratique et/ou d’industrie et/ou votre associé responsable de la région.

Prolongations – transport aérien
Les prolongations de transport aérien sont autorisées, cependant, si votre prolongation n'est pas à des fins professionnelles, vous serez responsable du coût des billets d'avion pour les dates autres que celles du programme. McCarthy Tétrault a réservé des vols nolisés pour les 27 et 30 octobre uniquement. Si vous voyagez à d'autres dates, les vols seront à vos frais. Le Concierge MT vous contactera avec plus de renseignements si vous prévoyez prolonger votre voyage.tre voyage.

Prolongation de séjour à l’hôtel - Fairmont Austin
La prolongation du séjour au Fairmont Austin est possible jusqu’à trois jours avant ou après les dates du programme de la réunion selon les disponibilités, au tarif négocié de 250 $ US par nuit plus taxes et frais (soit 296,09 $ US au total par nuit). Si vous souhaitez prolonger votre séjour, veuillez l’indiquer lors de votre inscription et un représentant du Concierge MT vous contactera pour confirmer votre demande de prolongation une fois que la disponibilité a été confirmée par l’hôtel et avant de réserver votre billet d’avion. Votre carte de crédit sera utilisée par l’hôtel pour réserver les nuits de votre prolongation et elle sera débitée au moment de votre départ.

Toutes les nuits additionnelles à des fins personnelles sont soumises à la politique d’annulation de 72 heures de l’hôtel (une annulation effectuée moins de 72 heures avant votre date d’arrivée entraîne une pénalité d’une nuit). Si, après votre enregistrement à l’hôtel, vous devez annuler une prolongation après la réunion, des frais d’annulation équivalents à une nuit s’appliqueront.

Further Assistance Prior to Travelling
For further assistance prior to travelling, please contact: MT Concierge at 1-866-307-8085 or MTConcierge@fenixevent.ca.